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Wissen und Nachdenken

Filterregeln im Programm Microsoft™ Outlook™ anlegen

Wie Sie Nachrichten und Spam vorsortieren

Viele Anwender wissen nicht, daß ihr Computer in der Lage ist, E-Mails nach bestimmten Kriterien vorzusortieren. Dazu muß im verwendeten Mailprogramm lediglich eine entsprechende Filterregel angelegt werden, nach dem Muster: „wenn Bedingung X zutrifft, dann führe mit der E-Mail die Aktion Y aus.“

Die Bedingung X kann dabei zum Beispiel eine bestimmter Absender sein oder eine Zeichenfolge (ein Stück Text), die in der Betreffzeile vorhanden ist. Viele Mailprogramme gestatten auch die Kombination mehrerer Filter.

Die Aktion Y ist zum Beispiel das Ausführen eines Programms, die Weiterleitung der Mail oder im einfachsten Fall das Ablegen der Mail in einem anderen, als dem normalen Posteingangs-Ordner. Mit diesem letzten Beispiel kann man E-Mails nach Absendern vorsortieren oder auch Spam vom Rest trennen.

Anhand dieses letzteren Beispiels will ich das Anlegen einer Filterregel im Programm Microsoft™ Outlook™ zeigen – nicht, weil ich dieses Programm besonders gern habe (im Gegenteil!), sondern weil gerade Benutzer dieser Software diese nützliche Funktion oft nicht kennen.

Kennzeichnung ist „Pflicht“

Damit das Mail-Programm die Nachrichten sortieren kann, müssen diese natürlich anhand eines bestimmten Kriteriums unterschieden werden können. Im Fall von Spam ist es daher erforderlich, daß die Nachrichten beim Eintreffen auf dem lokalen Computer als Spam gekennzeichnet sind. Der Mailserver von procommerz macht dies an zwei Stellen:

1. Es wird ein zusätzlicher Header der Form "X-Spam-Flag: YES" eingefügt. Die Header sind normalerweise für Sie als Benutzer nicht sichtbar (wohl aber für Ihre Mailsoftware).
2. In der Betreffzeile ("Subject") wird folgende Zeichenkette an den Anfang eingefügt: "*****SPAM***** ".

Die zweite Kennzeichnung in der Betreffzeile ist ausschließlich dem hier besprochenen Programm Outlook geschuldet, weil dieses keine Filterung nach anderen Headerzeilen ermöglicht (streng genommen gehört nämlich auch die Betreffzeile zu den Headern). Andere Mailprogramme können als Filterkriterium auch beliebige andere Header-Zeilen verwenden, was wesentlich eleganter ist.

Spam, der vom Mailserver nicht erkannt wird, kann auch von der Filterregel nicht erkannt werden (es gibt andere Software, die dies clientseitig kann, aber das ist hier nicht das Thema). Die weiteren Ausführungen setzen also voraus, daß die o.g. Kennzeichnung tatsächlich stattfindet.

Schritt 1: Anlegen eines Ordners

Da der Spam in einem separaten Ordner landen soll, muß ein solcher Ordner natürlich überhaupt erst mal existieren. Legen Sie einen neuen Ordner wie folgt an:

• Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf "Lokale Ordner"
• Wählen Sie in dem Kontext-Menü den Eintrag „Neuer Ordner...“ (s. Bild)
• Geben Sie in dem dann erscheinenden Dialogfeld einen Namen ein, z.B. "Spam" und klicken Sie auf "OK"

Den Filter einrichten

Legen Sie nun den Filter an. Gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie im Menü „Extras“ den Punkt „Nachrichtenregeln...“ und dann „E-Mail...“
• Vergewissern Sie sich, daß der Karteireiter "Nachrichtenregeln" aktiviert ist
• Klicken Sie auf den Knopf "Neu..."

Es erscheint ein Dialogfenster wie in nebenstehender Abbildung. Dieses Fenster hat 3 Bereiche, die Sie sich als die 3 Komponenten vorstellen können: Bedingung, Aktion, genauere Angaben zur Aktion. Für unser Spam-Beispiel machen Sie folgendes:

• Aktivieren Sie in der oberen Liste (Bedingungen) die Option „Enthält den Text "Text" in der Betreffzeile“. Diese seltsame Formulierung soll bedeuten: "die Bedingung ist: ein bestimmter Text im Betreff der E-Mail"
• Aktivieren Sie in der mittleren Liste (Aktionen) die Option „In den Ordner ... verschieben“

Im untersten Feld werden nun sowohl die Bedingung, als auch die Aktion genauer festgelegt, nämlich: "Nach welchem Text suchen wir?" und "In welchen Ordner soll die Mail verschoben werden?". Klicken Sie dazu die beiden Platzhalter-Wörter "Text" und "..." an. Sie sind – ähnlich einer Internet-Seite – als Link dargestellt.

Wenn Sie auf "Text" geklickt haben, können Sie den eigentlichen Text, nach dem gefiltert werden soll, eingeben. In unserem Beispiel ist das

*****SPAM*****

weil der procommerz-Mailserver genau diese Markierung verwendet. Möglicherweise verwendet Ihr Provider eine andere Markierung.

Wenn Sie beide Optionen genauer angegeben haben, sollte Ihr Dialogfenster aussehen wie in der letzten Abbildung hier ganz unten. Sie sollten nun der Regel noch einen sinnvollen Namen geben (ganz unten). Der hat keinen Einfluß auf die Funktion, sondern dient nur Ihnen zum Wiedererkennen. Dann haben Sie es geschafft.

Bequemes Sichten

Natürlich sind Sie den Spam damit noch nicht los. Aber es ist eine enorme Erleichterung, wenn nicht der normale Posteingang mit Spam zugeschüttet ist. Den Spam-Ordner können Sie durchsehen, wenn Sie Zeit haben, und nicht dann, wenn Sie eigentlich Ihre richtige Post lesen wollen.

Nobody is perfect

Die Trefferquote der Spamerkennung liegt deutlich unter 100%. Es wird deshalb vorkommen, daß noch die eine oder andere Spam-Mail nicht gefiltert wird. Umgekehrt kann es sein, daß auch echte Mails irrtümlich als Spam "erkannt" werden (sog. "false positive"). Deshalb ist es keine gute Idee, die markierten Mails sofort zu löschen, denn dann könnten echte Mails verlorengehen.

Die irrtümliche Klassifizierung als Spam passiert, wenn die Mails für den Server wie Spam "aussehen" und/oder von schlecht konfigurierten Absender-Servern kommen. Beispielsweise ist ein wichtiges (von vielen) Kriterium für möglichen Spam, wenn der Inhalt überwiegend oder ausschließlich aus HTML-formatiertem Text besteht. Aus diesem (und anderen, siehe HTML in E-Mails – Pro und Contra) Grund ist es nicht empfehlenswert, HTML in E-Mails zu verwenden.

26.05.2007

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