Wissen und Nachdenken

E-Mail versenden, aber richtig!

Was Sie beim Versand elektronischer Post tun und lassen sollten

E-Mail ist der Abstand meistgenutzte Dienst im Internet. Täglich gehen ca. 26 Milliarden E-Mails durch das weltweite Netz der Netze.

Immer wieder gibt es dabei Probleme, weil wichtige Regeln im Umgang mit E-Mail nicht beachtet werden, meist aus Unkenntnis.

So sollten Sie sich z.B. darüber im Klaren sein, daß der Empfänger Ihrer Mail nicht unbedingt das gleiche Computersystem bzw. das gleiche Mailprogramm benutzt wie Sie. Was für Sie z.B. als Benutzer des Programms Outlook normal erscheint, kann sich einem Eudora-Anwender, der mit einem Macintosh arbeitet, ganz anders darstellen.

Deshalb ist es wichtig, sich auf einen kleinsten gemeinsamen Nenner zu einigen, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

Die wichtigsten, nachfolgend dargestellten Regeln für die elektronische Post ergeben sich aus diesem Gedanken.

Verwenden Sie korrekte und aussagekräftige Absender-Einstellungen.

Wenn Ihre Mail nicht einem Spamfilter (s. unser kleines Internet-Lexikon) zum Opfer fallen soll, sollten Sie hierauf achten. Außerdem sind Absender und Betreff das erste, was der Empfänger von Ihrer Mail zu sehen bekommt. Eine korrekte Absender-Kennung sieht so aus:

Max Mustermann <mustermann@beispiel.de>

Die Betreffzeile sollte kurz und treffend den Inhalt bzw. das Thema der Mail beschreiben. Wenn Sie auf eine Mail antworteten, indem Sie den "Antworten"-Button (kann natürlich auch anders heißen) drücken, setzen die meisten Mailprogramme den Original-Betreff und ein "Re:" oder "Antw:" davor in die Betreffzeile ein. Bei längerer Korrespondenz kann daraus etwas in folgender Art werden: "Re: Antw: Re: Antw: Re: Unser Termin am Frei".

Das ist sehr unübersichtlich. Entfernen Sie also die "Re:"s, wenn es zuviele werden und, noch besser, verändern Sie das Betreff, wenn sich das Thema der Mailkorrespondenz ändert oder in eine andere Richtung entwickelt (was meistens der Fall ist).

Zitieren Sie nur, was nötig ist.

Beim Antworten per "Reply"-Button ("Antworten"-Button) setzen die meisten Mailprogramme den Text der ursprünglichen Mail ein, mit einem vorangestellten Zitatzeichen, z.B. der öffnenden spitzen Klammer ">". Nur selten wird es nötig sein, den kompletten Mailtext Ihres Korrespondenzpartners zu zitieren. Statt dessen sollten Sie nur die Textstelle(n) belassen, auf die sich Ihre Antwort bezieht, und die anderen löschen.
Wenn Sie sich auf mehrere Aspekte der Original-Mail beziehen, ist es üblich, die Antworten immer zwischen die Zitate der Original-Mail zu schreiben.
Beispiel:

************************************************************************
> ob Ihnen der 23. als Termin recht wäre. Ich könnte Sie
> dann auch vom Flughafen abholen und ins Hotel bringen, wenn

Der 23. ist perfekt und meinerseits hiermit vorgemerkt. Wenn Sie
mich abholen könnten, wäre das tatsächlich sehr hilfreich. Vielen
Dank für dieses Angebot.

> könnte die Abteilung Forschung/Entwicklung auch einen Mitarbeiter
> zur Besprechung delegieren, wenn Sie das für sinnvoll halten. Jedoch

Das ist wohl zunächst nicht nötig. Wir müssen später ohnehin mit allen
Abteilungen noch separate Gespräche führen, um das Projekt vorzubereiten.
************************************************************************

Sorgen Sie dafür, daß Ihr Mailprogramm tatsächlich ein Zitatzeichen einfügt.

Kaum etwas ist schlimmer für den Empfänger, als nicht zwischen seinem ursprünglichen Text und der Antwort unterscheiden zu können.

Sorgen Sie dafür, daß Ihr Mailprogramm beim Versand den Text umbricht

Nach einer bestimmten Anzahl von Anschlägen sollte das Mailprogramm einen sog. harten Zeilenumbruch einfügen. Am besten sind 72 Zeichen. Die Einstellung dafür finden Sie in den Voreinstellungen Ihres Mailprogramms. Achtung: Beim Verfassen der Mail wird der Text i.d.R. in der Breite des Fensters weich umgebrochen — das ist aber nicht das Gleiche!

Verwenden Sie keine Formatierungen, wie farbige oder größere Schrift oder gar besondere Schriftarten

Diese Formatierungsanweisungen werden vom Mailprogramm mit Hilfe von HTML realisiert. Abgesehen davon, daß HTML in E-Mails nicht den internationalen technischen Standards entspricht, gibt es keinen Grund, so etwas zu tun: bisher ist noch kein schlecht formulierter Text dadurch besser geworden, daß man ihn bunt oder besonders groß darstellt. Außerdem gibt es Mailprogramme, die HTML nicht auswerten können (müssen sie auch nicht können — es ist ja vom technischen Standard nicht gefordert).
Bei guten Mailprogrammen können Sie in den Voreinstellungen festlegen, daß die Mail immer als reiner Text (plain text) gesendet wird — tun Sie das!
Lesen Sie dazu auch: HTML-Formatierung in E-Mails - Pro und Contra

Versehen Sie Ihre E-Mail mit einer kurzen(!) Signatur

Eine Signatur besteht aus einem Trennzeichen, nämlich der Zeichenfolge "-- " (beachten Sie das Leerzeichen), einem harten Zeilenumbruch und ein bis zwei Zeilen Kontaktdaten des Absenders. Üblich sind Name, Telefonnummer, Webadresse und evtl. noch ein kurzer Hinweis über Erreichbarkeit, Bürozeiten o.ä. Die E-Mail-Adresse hier anzugeben, ist unsinnig, denn die steht ja schon im Absender-Feld der Mail.
Ebenso verpönt wie häufig zu finden sind überlange Signaturen (mehr als 4 Zeilen). Wenn Sie wollen, daß alle Ihre Signatur lesen können, verwenden Sie das hier beschriebene Format als reinen Text und nicht eines der vielen V-Card-Formate. Diese sind nämlich mit den meisten Mailprogrammen nicht lesbar und nicht Teil des technischen Standards.

Die hier dargestellten Hinweise sind nicht vollständig und können nur einen ersten Ansatz geben. Im WWW finden Sie viele weitere Dokumentationen zum Thema.

27.10.2003

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