Wissen und Nachdenken
Einsames Foto im Postpaket
Elektronische Dokumente richtig speichern und versenden
Wetten, daß auch Ihnen mindestens schon einmal eine Datei geschickt wurde, die Sie nicht öffnen konnten? Wenn Sie sogar im regen Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten oder Partnerunternehmen stehen, kennen Sie das Problem zur Genüge.
Immer wieder werden Arbeitszeit und Nerven verschwendet, weil ein einfacher Umstand nicht bedacht wird: auch die Welt der Bits und Bytes ist vielfältig und "vielsprachig".
Nehmen wir an, Sie verfassen ein Angebot mit der weit verbreiteten Textverarbeitung "Word" der Firma "Microsoft". Mit dieser Software haben Sie weitreichende Möglichkeiten, den Text zu formatieren: Fettschrift, Absatz-Abstände, Einrückungen, Tabellen uvm. Selbstverständlich möchten Sie, daß beim Speichern auch diese Informationen über das Aussehen des Dokumentes mit gespeichert werden.
Für die Software reicht es also nicht, nur den eigentlichen Text im Dokument zu speichern, sondern auch noch diese Zusatz-Informationen. Wenn Sie jetzt einfach auf "Speichern" klicken und den vorgeschlagenen Dokumententyp ".doc" verwenden, haben Sie den Salat: das Einbetten der Zusatzinformationen über die Formatierung (und noch weitere) geschieht in einer Art und Weise, die für andere Textverarbeitungsprogramme völlig unverständlich ist. Mehr noch: durch diese "störenden", unverständlichen Bytes wird das Dokument für andere Textverarbeitungs-Software völlig unbrauchbar, es kann nicht einmal mehr geöffnet werden.
Fast jede Textverarbeitung hat ihr eigenes Speicherformat, sei es nun Microsoft Word, Corel WordPerfect, AppleWorks, StarOffice, KWrite, AbiWord und wie sie alle heißen. Denn alle (oder zumindest die meisten) Hersteller wären gern Marktführer und möchten mit IHREM Format Maßstäbe setzen. Einige Produkte erkennen zwar das Format des einen oder anderen Konkurrenzproduktes und können es wenigstens lesen, aber schon mit der nächsthöheren Programmversion kann es auch damit sehr schnell vorbei sein.
Das gleiche Problem tritt sinngemäß bei anderen Dokumenttypen auf, wie etwa Bildern oder Audiodateien, Satzdateien (Druckvorstufe) oder Vektorgrafiken.
Das Erstaunliche an diesem weit verbreiteten "Problem" ist, daß es eine einfache Lösung gibt, die seltsamerweise kaum jemand kennt: Standardformate. Für praktisch alle Dokumenttypen gibt es inzwischen Dateiformate, die international genormt und anerkannt sind und die die meisten Anwendungsprogramme lesen und erzeugen können.
Für formatierten Text ist das zum Beispiel RTF (Rich Text Format). Damit sind auch viele Formatierungen möglich, wie Schriftgröße, -art, -schnitt, Unterstreichungen, Einrückungen usw. – allerdings nicht alles, was eine umfangreiche Textverarbeitung bietet (wobei man auch darüber streiten kann, wie sinnvoll z.B. ein 2-Spalten-Layout bei normaler Bürokorrespondenz ist...) In vielen Programmen – auch in Word – kann man sogar einstellen, daß normalerweise immer in RTF statt im Word-eigenen Format gespeichert werden soll.
Aber oft ist es sogar so, daß Formatierungen überhaupt nicht nötig sind. Wie oft hatte ich ein Word-Dokument mit Mühe und Not endlich geöffnet, als sich herausstellte, daß es nur eine Überschrift und einen einfachen Absatz Text enthielt. Welche Verschwendung! Das hätte man ebensogut direkt als Text in die E-Mail schreiben können, die dieses Word-Dokument als Anhang enthielt...
Wenn Sie also nicht sicher sind, daß der Empfänger Ihres Dokumentes die gleiche Software benutzt, wie Sie selbst, ist es keine gute Idee, ein spezielles Datenformat zu benutzen. Statt dessen sollten Sie lieber auf ein Standardformat zurückgreifen.
Für Textdokumente haben Sie ja schon RTF kennengelernt, aber auch HTML ist ein Standardformat und im Zweifel immer noch besser als das .doc-Format von Word.
Wenn es Ihnen auf ein akkurates Aussehen des Dokumentes ankommt, evtl. sogar mit Ihrem Briefkopf, Logo, eingebetteten Bildern o.ä., ist PDF das Mittel der Wahl. Hier können Sie sogar exotische Schriftarten verwenden, die selbst dann richtig angezeigt werden, wenn der Empfänger diese Schriftart nicht auf seinem Rechner installiert hat. Das klappt beim *.doc-Format von Word übrigens nicht...
Zum Lesen und Drucken eines PDF-Dokumentes brauchen Sie einen PDf-Reader. Der bekannteste ist der Acrobat-Reader von Adobe, den Sie sich kostenlos von der Adobe-Website für fast jedes Betriebssystem herunterladen können.
Bei Bildformaten ist es schon etwas schwieriger, Empfehlungen auszusprechen, weil viele Bildformate mit Komprimierungen arbeiten und dabei ein Qualitätsverlust entstehen kann (z.B. beim beliebten JPG-Format). Es kommt immer darauf an, was der Empfänger mit Ihrem Bild machen soll, ob es z.B. weiterverarbeitet, gedruckt oder in eine Präsentation eingebaut werden soll. Wenn Sie nicht sicher sind, wählen Sie ein nicht-komprimierendes Format, wie etwa TIFF, BMP oder PICT (auf dem Mac).
Eine andere Unsitte in diesem Zusammenhang ist das Versenden von Bildern als Word-Dokument (wie gesagt: nur Bilder ohne jeglichen Text). Das ist etwa so, als würden Sie ein Foto in ein ansonsten leeres Postpaket stecken und dieses dann versenden.
Bilder können und sollten Sie natürlich in einem Bildformat (s. oben) speichern. Statt also die Datei "Chef_beim_Betriebsausflug.jpg" in ein leeres Word-Dokument einzufügen, dieses zu speichern und dann zu versenden, sparen Sie sich die ersten beiden Arbeitsgänge und versenden Sie das Bild, so wie es ist: als Bilddatei "Chef_beim_Betriebsausflug.jpg".
Zugegeben sei, daß Sie es nicht gerade leicht haben, wenn Sie Windows als Betriebssystem benutzen (müssen). Bei einer normalen Windows-Installation ist das System nämlich so konfiguriert, daß die Dateiendungen bei den Dateinamen nicht angezeigt werden. Statt des vollständigen Dateinamens "Angebot an Fa. Müller.doc" sehen Sie lediglich "Angebot an Fa. Müller". Zu diskutieren, warum Microsoft das so macht, würde den Rahmen dieses Textes sprengen. Jedenfalls ist es schlecht, weil Sie als Anwender somit keine Idee haben, um welchen Dateityp es sich handelt. Das angezeigte Dateisymbol besagt lediglich, mit welchem Programm Windows die Datei zu öffnen gedenkt. Diese Einstellung kann man aber ändern. Übrigens: viele Internet-Viren machen sich diesen Umstand zunutze, um in Windows-Systeme einzudringen.
Apropos "Angebot an Fa. Müller.doc": das ist außerdem kein guter Dateiname, wenn Sie das Dokument weitergeben wollen. Vermeiden Sie Umlaute ("Mueller" statt "Müller"), Leerzeichen und überhaupt alles außer den Buchtstaben A bis Z, dem Unterstrich "_" und dem Bindestrich "-". Unbedingt vermeiden müssen Sie den Slash "/", den Backslash "\" sowie Doppelpunkt, Komma, Semikolon.
Unsere Beispiel-Datei heißt also besser "Angebot_Firma_Mueller.doc". Beachten Sie außerdem, daß auf dem Macintosh Dateinamen höchstens 31 Zeichen lang sein dürfen, inklusive der Endung!
Eine recht ausführliche Liste üblicher Dateiformate sowie viele nützliche Links dazu finden Sie unter:
http://de.wikipedia.org/wiki/Liste_der_Dateiformate24.02.2004
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